担当者1人でも回せる、社内で続けるホームページ運用体制の作り方

こんなお悩みはありませんか？

• ホームページ担当が実質1人で、本業と兼務のため更新まで手が回らない
• 「社内で運用したい」と思っているが、何をどこまでやればいいか整理できていない
• 制作会社に毎回依頼すると費用がかさむので、できることは社内でやりたい
• 担当者が変わるたびにホームページが止まり、情報が古いままになってしまう
• 経営者として、どこまで任せてどこから関わるべきか判断が難しい

四日市市や周辺エリアの中小企業では、ホームページ担当が「一人情シス」状態になっていることも少なくありません。
その結果、せっかく作ったホームページが「動かない看板」になってしまい、もったいない状況が生まれがちです。

この記事では、担当者が1人しかいない、あるいは兼務で時間が限られている企業でも無理なく続けられる「ホームページの社内運用体制」の考え方と作り方をお伝えします。

• まず整理すべきポイント
• 担当者1人でも回せる運用の型
• 続けるためのルール作りと外部パートナーの使い方

まで、順番に整理していきます。
「まずは何から手をつければいいか」をイメージしながら読んでいただければと思います。

この記事でお伝えしたいことの全体像

先に結論からお伝えすると、「担当者1人でも回せるホームページ運用体制」のポイントは、この3つです。

• 役割と目的をはっきり決める
  → ホームページの目的と、担当者・経営者・外部パートナーそれぞれの役割を整理する
• やることを「月・週・都度」に分けて、型を作る
  → 毎回ゼロから考えずに済むように、チェックリストとテンプレートを用意する
• 社内だけで抱え込まず、「外部に任せる部分」を決めておく
  → 構成・デザイン・技術的な部分はパートナーと分担し、担当者は「中身と判断」に集中する

フルリニューアルや高度なテクニックよりも、「無理なく続けられる仕組みづくり」が先です。
その視点で、具体的なステップを見ていきましょう。

ホームページ運用体制を整える前に整理しておきたいこと

運用の目的とゴールをはっきりさせる

まず最初に必要なのは、「何のためにホームページを運用するのか」をはっきりさせることです。

例えば

• 新規問い合わせを増やしたい
• 採用応募を増やしたい
• 既存のお客さま向けに最新情報を届けたい
• 会社の信頼感を高めるために情報を整えたい

など、会社によって目的はさまざまです。

目的があいまいなままだと、

• 更新する内容がその場しのぎになる
• 優先順位がつけられない
• 結果として「忙しいときは止まる」運用になる

という状態になりがちです。

まずは経営者・担当者で話し合い、「この1年でホームページに期待する役割」を紙1枚でもいいので書き出してみてください。
このシンプルな作業が、その後の運用体制づくりの軸になります。

誰が何をどこまでやるかを決める

次に、「ホームページ運用に関わる人」と「役割」を整理します。

例としては、次のようなイメージです。

• 経営者・責任者
  → 全体方針の決定、最終承認、予算の判断
• 担当者（広報・Web担当）
  → 更新企画、原稿作成、簡単な更新作業、制作会社との窓口
• 現場スタッフ
  → 写真の提供、事例・ニュースのタネ出し
• 外部パートナー（制作会社・フリーランスなど）
  → デザイン調整、WordPressなどの技術的更新、難しいページ構成の設計

「全部担当者1人で」と考えてしまうと、すぐに息切れしてしまいます。
社内外を含め、誰が何を担当するのかをざっくり決めておくだけでも、ぐっと進めやすくなります。

担当者が1人でも回せる運用体制の基本設計

月・週・都度の「やることリスト」を作る

担当者1人でも回すためには、「毎回ゼロから考えない仕組み」が大切です。
おすすめは、ホームページの運用タスクを「月・週・都度」に分けて整理する方法です。

例えば

• 毎月やること
  • アクセス数と問い合わせ数の確認
  • トップページのお知らせ確認
  • 更新が必要そうなページの洗い出し
• 毎週やること
  • ブログやお知らせのネタ出し
  • 社内からの情報収集（現場の写真・事例など）
• 必要なときにやること
  • 新サービスや料金改定のお知らせ掲載
  • 事例・お客さまの声の追加
  • 採用情報の更新

この「やることリスト」を共有のドキュメントやチェックリストにしておけば、担当者が変わっても引き継ぎがしやすくなります。

社内で情報収集と決裁の流れを整える

ホームページ更新が止まってしまう理由の一つが、「情報が担当者のところまで降りてこない」「確認・決裁に時間がかかる」という点です。

そこで、社内で次のようなルールを決めておくとスムーズです。

• 新しい事例やニュースが出たら、必ず担当者にメール・チャットで知らせる
• 写真や資料は、共通のフォルダに入れておく
• 通常の更新は、毎週〇曜日までに原稿を作成し、責任者が確認する
• 緊急のお知らせは、電話やチャットで優先対応

このような「情報の流れ」と「承認の流れ」を決めておくことで、担当者1人でもスムーズに更新しやすくなります。

外部パートナーに任せる部分を決めておく

社内運用と言っても、すべてを自社で抱える必要はありません。

例えば、次のような部分は外部パートナーに任せる方が、結果的に効率的なことが多いです。

• 新しいページのデザインやレイアウト調整
• WordPressやプラグインのアップデート、セキュリティ対応
• フォームやシステム連携など、技術的に難しい部分
• 大きな構成変更やリニューアルに近い作業

逆に、

• ニュースやブログの原稿
• 事例やお客さまの声の内容
• 社内の写真や現場の様子

などは、自社でしか分からない情報なので、社内で主導していく方が良い部分です。

「どこからどこまでを外部に任せるか」を最初に決めておくと、予算のコントロールもしやすくなります。

運用を続けるための工夫と、よくあるつまずき

完璧を目指さない「スモールスタート」がポイント

ホームページ運用が続かない大きな理由のひとつが、「最初から完璧を目指してしまうこと」です。

• しっかりした記事を書かなければ
• 写真もきれいに撮らないと
• デザインも整えてから公開したい

と考えているうちに、時間が足りなくなって更新が先送りになってしまいます。

中小企業のホームページ運用では、

• まずは短いお知らせや簡単な事例から出してみる
• 写真はスマホ撮影でも、明るさだけ整えて使う
• 後からじっくり整える前提で、とりあえず情報を出す

くらいの「スモールスタート」で始める方が続きやすいです。
大切なのは、「止めないこと」です。

社内で共有する簡単な運用ルールを作る

担当者が1人でも、社内で運用を理解してもらえているかどうかで、負担感は大きく変わります。

例えば、次のようなシンプルなルールを社内に共有しておくのも有効です。

• 新しい実績やニュースが出たら、必ず担当者に知らせる
• 写真は、できるだけ横向き・明るい場所で撮影する
• ホームページに載せてよい情報と、載せない情報の線引きを決めておく
• 掲載前に必ず確認が必要な内容（価格、社外向けコメントなど）を明文化する

これらを1枚の「ホームページ運用ルール」としてまとめておくと、新しい担当者への教育もスムーズです。

数字の見方と振り返りのコツ

「運用体制を整えたものの、成果が出ているのか分からない」という声もよく伺います。

難しい分析は置いておいても、まずは次のようなシンプルな指標から振り返るのがおすすめです。

• 月ごとの問い合わせ件数
• どのページから問い合わせが発生しているか
• よく見られているページ（アクセス数が多いページ）

これらを毎月1回、担当者と経営者で10〜15分程度話す時間を作るだけでも、

• どのページを優先的に整えるべきか
• どんな情報を増やしていくと良さそうか

といった次の打ち手が見えやすくなります。

「数字を見て終わり」ではなく、「次に何をするか」を1つだけ決める習慣をつけると、運用が前に進みやすくなります。

Design PEPEが大事にしているホームページ運用支援

初期設計とテンプレート作成を一緒に行う

Design PEPEは、三重県四日市市を拠点とする個人のWeb制作事務所として、ホームページ制作だけでなく「その後の運用」がうまく回ることを大事にしています。

具体的には、

• ホームページの目的整理と、運用方針のすり合わせ
• 月・週・都度の「やることリスト」の作成
• お知らせ・事例・ブログ記事などのテンプレート作り
• 社内向けの簡単な運用マニュアル作成

といった「運用体制の初期設計」の部分も、制作とセットでお手伝いしています。

「担当者1人でも、これなら回せそう」というレベル感を一緒に探りながら決めていくイメージです。

定期的なオンライン・訪問での伴走支援

運用は、どうしても「始めたあと」が大事です。
Design PEPEでは、希望に応じて

• 毎月・隔月などの定期ミーティングでの振り返り
• 更新内容の相談、優先順位の整理
• 技術的に難しい部分のスポット対応
• 新しい取り組み（採用情報の強化、LP制作など）の相談

といった形で、長期的な伴走支援も行っています。

四日市市内・近郊であれば訪問での打ち合わせ、遠方の場合はオンラインでの打ち合わせにも対応可能です。

「丸投げの外注」ではなく、「社内運用を一緒に育てていくパートナー」として関わらせていただくスタイルを大切にしています。

この記事の振り返りと、最初の一歩

最後に、この記事のポイントを振り返ります。

• 担当者1人でも回せるホームページ運用体制には、「目的の整理」「役割分担」「仕組みづくり」の3つが重要
• 月・週・都度の「やることリスト」を作り、毎回ゼロから考えない仕組みをつくることで、更新のハードルを下げられる
• 情報収集と決裁の流れを整え、社内ルールを簡単にまとめておくことで、担当者の負担が減り、引き継ぎもしやすくなる
• 完璧を目指しすぎず、「小さく始めて続ける」ことが、中小企業のホームページ運用では何より大事
• 外部パートナーに任せる部分と、社内で行う部分を上手に分けることで、無理なく運用できる体制を整えられる

そして、この記事を読んでくださったあなたにおすすめしたい「最初の一歩」は、次の3つです。

• ホームページに期待する役割を、経営者・担当者でA4用紙1枚に書き出してみる
• 月・週・都度の「やることリスト」を仮で作ってみる
• 「社内でやること」と「外部に任せたいこと」をざっくりメモしてみる

ここまで整理できていれば、制作会社やフリーランスに相談する際も話がスムーズになり、見積もりや提案の内容も具体的になります。

四日市市や三重県周辺で、
「ホームページを社内で運用していきたいけれど、体制づくりから相談したい」
「担当者1人でも続けられるやり方を一緒に考えてほしい」

とお考えの方は、ぜひ一度Design PEPEにご相談ください。
今のホームページの状況や社内体制を伺いながら、無理のない運用体制づくりを一緒に考えさせていただきます。