社内にWeb担当がいない…ホームページ担当者は何をするべき？仕事内容と進め方

こんなお悩みはありませんか？

・ホームページの担当者を決めたいけれど、誰に何を任せればいいか分からない
・総務や事務のスタッフに「とりあえずWebもお願い」と言ってしまっている
・制作会社に依頼したものの、社内の窓口がはっきりせず進行が滞っている
・「Web担当」と言っても、どこまでできたら十分なのかイメージが持てない
・自分がホームページ担当になったものの、何から手をつければいいか不安

四日市市や周辺エリアの中小企業では、専任のWeb担当者を置ける会社はまだ多くありません。
多くの場合、「経理＋総務＋ホームページ」「営業＋広報＋SNS」のように、他の業務と兼任で任されているのではないでしょうか。

この記事では、そんな「社内にWeb担当がいない会社」でホームページ担当者が実際に何をするべきなのかを、具体的な仕事内容と進め方に分けて整理します。

・ホームページ担当者の役割の全体像
・担当者を選ぶときのポイントと、任せ方のコツ
・最初の3カ月でやっておきたい「具体的なToDo」と、外部に任せるべきこと

このあたりをイメージできるようにお伝えしていきます。
Design PEPEとして、どの部分を伴走・サポートできるかもあわせてご紹介します。

この記事でお伝えしたいことの全体像

まず最初に、結論を3つにまとめます。

1. ホームページ担当者の一番大事な役割は「社内の窓口」と「情報の整理役」であり、全部を自分で作れる必要はない
2. 担当者の仕事は「現状を把握する」「やることを整理する」「社内でできることと外部に任せることを分ける」の3ステップで考えるとスムーズ
3. 制作会社や外部パートナーとうまく分担しながら、小さく始めて少しずつ運用体制を育てていくのが現実的

つまり、「デザインや専門用語に詳しいかどうか」よりも、

・社内の情報を集めて整理できるか
・必要な判断を経営者と一緒にできるか
・外部パートナーとやり取りしながら進行できるか

といった「調整役・まとめ役」として動けるかどうかがポイントです。

では、もう少し具体的に見ていきましょう。

ホームページ担当者の役割の全体像

ホームページ担当者は「何でも屋」ではない

「ホームページ担当」と聞くと、

・デザインも分かる
・文章も全部書ける
・アクセス解析もできる
・SNSも運用できる

こんな“何でもできる人”を想像してしまいがちですが、中小企業でそこまで求めるのは現実的ではありません。

むしろ大切なのは、次のような役割です。

・会社として「ホームページをどう使うか」を考える場に参加する
・社内の情報（実績、写真、スタッフ紹介など）を集めて整理する
・制作会社やフリーランスとのやり取りの窓口になる
・公開後も「更新すべきことがないか」を見回す

専門的な部分は、制作会社や外部のWebの専門家に任せてかまいません。
担当者は「全部やる人」ではなく、「会社としての方向性と情報をまとめる人」と考えると楽になります。

小さな会社で求められる3つの役割

四日市の中小企業で、現実的にホームページ担当者に期待したい役割は次の3つです。

1. 社内の窓口・調整役
2. 情報の整理・原稿づくりのサポート
3. 公開後の運用・更新のきっかけづくり

ひとつずつ見てみます。

1. 社内の窓口・調整役

・経営者の考えや方針を制作側に伝える
・制作会社からの質問を社内で確認して返す
・写真撮影や取材の日程を調整する

など、「会社の代表として制作会社とやり取りする役割」です。
ここが決まっていないと、メールのたびに誰に回すか迷い、プロジェクトが止まりがちになります。

2. 情報の整理・原稿づくりのサポート

・自社サービスの特徴を箇条書きにする
・よくある質問を営業からヒアリングしてまとめる
・会社の沿革や代表あいさつの叩き台を作る

など、いきなり「きれいな文章を書く」のではなく、「材料を集めて整理する」ことが主な仕事になります。
文章の整えやデザインへの落とし込みは、外部パートナーと分担できます。

3. 公開後の運用・更新のきっかけづくり

・ホームページに載せられそうなニュースがないか社内を見回す
・新しいサービスや事例が出たら制作会社に連絡する
・古い情報がないか、ときどきページをチェックする

など、「ホームページを思い出してあげる人」として動くイメージです。
ここが社内に1人いるだけで、「作ったまま放置」の状態から抜け出しやすくなります。

ホームページ担当者の1カ月のイメージ

たとえば、通常業務と兼任している担当者の場合、1カ月の中でこんな動き方がイメージしやすいです。

・週1回、15〜30分だけホームページのことを考える時間を確保
・月1回、制作会社やDesign PEPEとオンラインで状況を共有
・新しい事例や写真が出たら、その都度メモしてフォルダに保存
・半年に1度、「古い情報がないか」ざっとサイト全体を見直す

このくらいのペースでも、「誰も担当していない状態」と比べると大きな違いになります。

ホームページ担当者を選ぶときのポイント

向いている人の特徴

ホームページ担当者に向いているのは、次のようなタイプの方です。

・社内の人と話しやすく、情報を集めるのが得意
・細かいことに気が付き、誤字や日付の間違いに気づける
・新しいことに抵抗がなく、分からないことを素直に質問できる
・経営者と現場の両方の気持ちを理解しようとする

逆に、パソコンやデザインのスキルは「あるに越したことはない」程度で大丈夫です。
WordやExcel、メールが普段から使えていれば、ホームページ担当として十分スタートできます。

NGな任せ方と、ありがちな失敗例

よくある失敗パターンは次のようなものです。

・「一番若いから」という理由だけで、詳しい説明なく丸投げしてしまう
・経営者の頭の中の方針を共有しないまま、「とりあえず進めて」と言ってしまう
・担当者を複数人にしてしまい、誰が最終判断するのか曖昧になる

こうなると、担当者自身も方向性が分からず不安になってしまいます。

できれば、任命するときに次の3点を一緒に伝えてあげてください。

・「ホームページの最終的な責任は経営者が持つ」という前提
・担当者は「まとめ役・窓口」として動いてくれればよいこと
・分からないことは制作会社やDesign PEPEに相談してよいこと

このコミュニケーションがあるだけで、担当者はずっと動きやすくなります。

肩書きより「役割」から決める

ホームページ担当者は、必ずしも「ITが分かる人」や「若い人」である必要はありません。
むしろ、

・社長のそばで仕事をしている事務・秘書・総務
・現場の声をよく知っている営業・店長クラス

など、「会社のことをよく知っている人」の方が、制作会社との打ち合わせもスムーズです。

「誰が一番Webに詳しいか？」ではなく、「誰が一番会社全体を見渡して話ができるか？」という視点で考えてみてください。

担当者が最初の3カ月でやるべきこと

現状把握とゴールの整理

まずは、今のホームページと会社の状況を把握するところから始めます。

・そもそもホームページはあるか、ないか
・ある場合、最後に更新したのはいつか
・どんな人に見てほしいホームページなのか
・問い合わせや採用など、期待している役割は何か

これらをA4一枚くらいに書き出してみるだけでも、頭の中が整理されます。

経営者と一緒に10〜15分ほど話し合い、「このホームページで何を達成したいか」をひと言で言えるようにしておくと、その後の判断がとても楽です。

例）
・「四日市市内の既存取引先に、安心して紹介してもらえる会社サイト」
・「新しく採用したい20代の人に会社の雰囲気を伝えられるサイト」

このレベルでも十分です。

やることリストを作る

ゴールがぼんやり見えてきたら、「やることリスト」を作ります。
作り方の例としては、

1. 既存ページの棚卸し
   ・会社概要
   ・事業内容
   ・サービス紹介
   ・採用情報
   ・お問い合わせフォーム など
2. 「足りないページ」「古くなっているページ」に印をつける
3. それぞれについて、必要な材料（写真、文章、価格表など）を書き出す

このリストができれば、「何から手をつけるか」が見えやすくなります。

Design PEPEとの打ち合わせの中でも、こうしたリストを一緒に作りながら優先順位をつけていくことが多いです。

社内でできること・外部に任せることを分ける

やることリストができたら、次の3つに仕分けしてみてください。

・社内でできる（担当者や社長で対応）
・社内で下書きだけ作り、仕上げは制作会社に任せる
・最初から制作会社に任せる

例えば、次のようなイメージです。

・会社概要や沿革 → 社内で元データを作成し、整形は外部に任せる
・サービス紹介ページ → 担当者が箇条書きで内容を出し、文章化は外部に任せる
・デザイン調整やスマホ対応 → 制作会社に任せる
・事例紹介の写真撮影 → 社内で撮影し、必要ならカメラマン手配を相談

この切り分けができれば、「担当者が全部抱え込んで疲弊する」状態を避けられます。

外部パートナーとの分担と、Design PEPEのサポート内容

制作会社・フリーランスに任せると良い仕事

ホームページ周りの仕事には、「専門性が高く、外部に任せた方がコスパが良い」ものがいくつもあります。

・デザインの設計、レイアウトづくり
・スマホ対応や表示速度の最適化
・お問い合わせフォーム周りの実装・確認
・WordPressなど更新システムの構築
・基本的なSEO対策（タイトル・説明文・内部リンクの設計など）

こうした部分は、無理に社内で勉強してゼロからやるよりも、専門家に任せた方が、時間とリスクの削減につながります。

ホームページ担当者は、「どこまでを外部に任せるのか」を経営者と相談しつつ決めていくポジションです。

Design PEPEが伴走できること

Design PEPEでは、三重県四日市市を拠点に、中小企業や個人事業主の皆さまのホームページ制作と運用を長期的にサポートしています。

ホームページ担当者の方と一緒にできることとして、例えば次のようなものがあります。

・ホームページの目的やターゲットを整理する打ち合わせ
・必要なページ構成（メニュー）や導線の提案
・原稿作成のための質問シートやヒアリングの実施
・既存サイトの「どこから手をつけるべきか」の優先順位づけ
・公開後の更新ネタ出しや、簡単なSEOの方向性のアドバイス

「何から相談したらいいか分からない」という段階からでも大丈夫です。
ホームページ担当者の方と一緒に、少しずつ整理していくことを得意としています。

担当者が押さえておきたいコミュニケーションのコツ

最後に、制作会社や外部パートナーとやり取りする際に、担当者として押さえておくと良いポイントを3つご紹介します。

1. 分からない用語はその場で聞いてOK
   ・専門用語を無理に理解したふりをせず、「それはどういう意味ですか？」と聞いて大丈夫です。
2. 「社長の考え」をできるだけ共有する
   ・価格だけでなく、「どういうお客さまと長く付き合いたいか」なども伝えると、サイトの方向性が安定します。
3. すべてをメールで完結させようとしない
   ・要所ではオンラインや対面で打ち合わせをすると、スピードと理解度がぐっと上がります。

担当者は「完璧な答えを出す人」ではなく、「会社の考えを外部パートナーと一緒に形にしていく人」と捉えると、コミュニケーションも楽になります。

この記事の振り返りと、最初の一歩

最後に、この記事のポイントを振り返ります。

・ホームページ担当者は「全部できる専門家」ではなく、「社内の窓口・情報の整理役」としての役割が大事
・向いているのは、会社全体を見渡し、社内外とコミュニケーションが取れるタイプの人
・最初の3カ月は「現状把握 → やることリスト作り → 社内と外部の分担決め」の3ステップで進める
・デザインやシステムなど専門性の高い部分は、制作会社や外部パートナーに任せるのが現実的
・Design PEPEは、四日市エリアの中小企業の「ホームページ担当者さん」と一緒に、整理と伴走支援を行っている

「うちも担当者を決めた方がいいのは分かったけれど、具体的にどう進めたら…」と感じられた場合は、
一度、今のホームページや体制についてざっくばらんにお話ししてみませんか。

・まずは現状を一緒に整理してほしい
・社内でできることと、外部に任せるべきことを仕分けたい
・ホームページ担当者として、何から手をつければいいか相談したい

このような段階からでも、Design PEPEがお手伝いできます。
四日市市や周辺エリアで、ホームページ担当者の選び方や役割にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。