社内で更新できるホームページにしたい会社が、最初に決めておくべき5つのルール

こんなお悩みはありませんか？

• ホームページをリニューアルしたら「社内で更新できますよ」と言われたが、全然触れていない
• 担当者はいるものの、どこまで更新してよくて、どこからが危険なのか分からない
• WordPressで作ってもらったが、操作が怖くて、結局制作会社に頼んでしまっている
• 社員によって更新の品質にばらつきがあり、デザインや文章のトーンがバラバラになってきた
• 四日市周辺の中小企業として、限られた人手と時間で「社内更新」をうまく続ける方法が知りたい

「社内で更新できるホームページ」は、一見すると理想的ですよね。
お知らせやブログ、採用情報を自分たちのペースで更新できれば、タイムリーな情報発信ができますし、外注費も抑えられます。

一方で、実際に四日市・三重の中小企業からお話を聞くと、

• 最初にルールを決めないままスタートしてしまい、数か月で更新が止まった
• いろいろな人が触っているうちに、レイアウトが崩れたり、リンク切れが増えてしまった

というケースも少なくありません。

この記事では、

「社内で更新できるホームページにしたい」
「でも、運用が回るか不安…」

という会社の方向けに、

• 社内更新を始める前に「必ず決めておきたい5つのルール」
• 経営者・Web担当者それぞれが押さえておくべきポイント
• Design PEPEが四日市の会社と一緒に整えている運用体制の考え方

を、できるだけ専門用語を噛み砕いてお伝えします。

この記事でお伝えしたいことの全体像

先に、この記事のポイントを3つにまとめます。

1. 社内更新がうまくいくかどうかは、「誰が、何を、どこまでやるか」というルールづくりでほぼ決まる
2. 更新してよい範囲と、制作会社や外部に任せたほうがよい範囲を分けることで、安全性と効率を両立できる
3. 四日市の中小企業の場合、最初から完璧を目指すよりも、小さく始めて「続けやすい仕組み」を一緒に整えることが大切

このあとの章では、

• 見直しておきたい「社内更新のゴールと担当範囲」
• 社内で更新できるホームページにするための5つのルール
• Design PEPEがサポートできる具体的な内容

を順番にご紹介します。

まず「社内更新のゴール」と担当範囲を整理する

ゴールを決めないと、だんだん誰も触らなくなる

社内更新が止まってしまう一番の理由は、実はテクニック不足ではなく、

• 何のために更新しているのか
• 何をもって「うまくいっている」と言えるのか

が曖昧なままスタートしてしまうことです。

例えば、次のようなゴールを、経営者と担当者で共有しておくと、続けやすくなります。

• 採用ページの更新が主目的
  → 月に1回は社員インタビューか社内の様子を記事にする
• 新規顧客向けの情報発信が主目的
  → よく聞かれる質問を、月1〜2本ブログにまとめる
• 既存顧客への情報提供が主目的
  → メンテナンス情報やお知らせを、必要なときすぐに出せる状態にする

何となく「更新しなきゃ」ではなく、
「このために、月にこれくらい更新する」と決めるだけでも、負担感が変わります。

「誰がどこまでやるか」を決める

次に大切なのが、社内での役割分担です。

よくあるパターンは、

• 経営者：方針を決める・内容の最終決裁
• Web担当者：原稿作成・更新作業の中心
• 現場のスタッフ：ネタ出し・写真提供・簡単な原稿案

といった形です。

ここでポイントになるのは、

• 管理画面にログインできる人は誰か
• 本番公開前に、誰がチェックするか
• 更新に使ってよい「目安の時間」をあらかじめ決めておくか

といったところです。

「更新は担当者の空き時間で」だけだと、忙しくなった瞬間に止まってしまいます。
例えば、

• 週に1時間まで
• 月に2本までは業務時間としてOK

といった目安を決めておくと、担当者も動きやすくなります。

社内で更新できるホームページにするための5つのルール

ここからが本題です。
社内更新をスムーズに回すために、最初に決めておきたいルールを5つご紹介します。

1. 更新してよい範囲／NGの範囲をはっきり分ける
2. 更新の手順とチェックフローを決める
3. 文章と画像の「型（テンプレート）」を用意する
4. 権限・パスワード・セキュリティのルールを決める
5. マニュアルと「困ったときの相談先」を用意する

順番に見ていきます。

ルール1：更新してよい範囲／NGの範囲をはっきり分ける

まずは、「社内で自由に更新してよいページ」と
「制作会社に任せるページ」を分けてしまいましょう。

例としては、

• 社内で更新してOK
  • お知らせ・ブログ
  • 採用情報の一部（募集要項・イベント告知など）
  • 営業日カレンダー・料金の軽微な変更
• 社内でいじらないほうがよい（制作側に相談）
  • トップページの大きな構成変更
  • フォームの項目追加・削除
  • プラグインやシステム周りの設定変更（WordPressなど）

といった感じです。

特にWordPressの場合、
「見た目のちょっとした修正」のつもりでテンプレート部分をいじってしまい、
全ページのレイアウトが崩れる…ということも起こり得ます。

最初の打ち合わせやサポートの中で、

• このページとこのページは自由に触って大丈夫
• この部分は触らないで、変更したいときは連絡してください

と制作側と共有しておくと、安心して更新ができます。

ルール2：更新の手順とチェックフローを決める

次に、「思いついた人が勝手に更新する」のではなく、
最低限の手順を決めておくことが大切です。

例えば、ブログ更新なら、

1. 担当者が原稿案を作る
2. 上長または経営者が内容チェック
3. 担当者がWordPressに入力・画像をセット
4. プレビューで表示を確認
5. 問題なければ公開

といった流れです。

小さな会社の場合、「原稿チェックは経営者が兼任」ということも多いですが、
その場合も、

• 原稿チェックは毎週○曜日にまとめて行う
• 緊急のお知らせは、その場で確認してすぐ公開する

など、ルールを一つ決めておくだけで、スピードと精度が両立しやすくなります。

ルール3：文章と画像の「型（テンプレート）」を用意する

更新のハードルを下げるには、

• 毎回ゼロから考えなくていい状態

を作ることがポイントです。

例えば、ブログやお知らせであれば、

• タイトルの型
  • 例）「【お知らせ】○月○日〜○月○日の営業について」
  • 例）「四日市の○○業の事例紹介：△△で問い合わせが増えた理由」
• 本文の型
  1. 結論（何をお伝えしたいか）
  2. 背景（なぜこの情報が必要なのか）
  3. 詳細（具体的な内容）
  4. 最後に一言（お問い合わせや次の一歩の案内）
• 画像のルール
  • 横長の写真を1〜3枚
  • ファイル名には日付と内容を入れる（2025-01-01-event.jpg など）

といった「型」を決めておくと、担当者が考えるべきことがだいぶ減ります。

Design PEPEでは、よく更新するページについては、
あらかじめWordPress上に「下書きテンプレート」を作っておき、
そこに沿って入力してもらう形をご提案することも多いです。

ルール4：権限・パスワード・セキュリティのルールを決める

社内更新で、意外と見落とされがちなのがセキュリティ周りです。

特にWordPressなどのCMSを使っている場合は、

• ログインIDを複数人で使い回さない
• 担当者ごとに権限を分ける（管理者／編集者／投稿者 など）
• 退職・異動があったときは、すぐにアカウント整理をする

といったルールが重要です。

また、

• パスワードは推測されにくいものを使う
• 定期的にパスワードを変更する
• ログイン情報は、紙に書いて机の上に置いておかない

といった基本的なことも、最初に確認しておきたいポイントです。

システム更新やバックアップなどは、
社内ではなく制作会社側で管理する形にしておくと、
担当者が「壊したらどうしよう」と過度に怖がらずに済みます。

ルール5：マニュアルと「困ったときの相談先」を用意する

最後のルールはとてもシンプルです。

• 社内向けに、簡単な操作マニュアルを用意しておく
• 分からないことがあったときに、誰に相談すればよいかを決めておく

マニュアルは、完璧なものを作る必要はありません。

• ログインの仕方
• 新しいお知らせの投稿手順
• 画像のアップロード方法
• 公開前のチェックポイント

など、よく使う操作だけでも十分です。

Design PEPEでは、WordPressサイトの納品時に、
画面キャプチャ付きの簡単なマニュアルをお渡ししたり、
オンラインで一緒に操作しながら覚えていただく時間を取ることが多いです。

「マニュアルを見ても分からないときは、ここに連絡すれば大丈夫」
という安心感があるだけで、社内更新の一歩目が踏み出しやすくなります。

四日市の中小企業で社内更新を続けるための「仕組みづくり」

「人に依存しすぎない」更新体制にする

中小企業でよくあるのが、

• Web担当者が1人だけ
• その人が異動・退職すると、一気に更新が止まる

というパターンです。

これを防ぐために、

• 担当者の「サブ」を1人決めておく
• 月に1回だけでも、一緒に更新作業をする時間を取る
• マニュアルやネタ帳を、共有フォルダなどで見える場所に置く

といった形で、更新ノウハウを1人だけのものにしない工夫が有効です。

テーマを絞って「小さく長く」続ける

「ブログを週3回更新します」といった目標は素晴らしいのですが、
現実の業務とのバランスを考えると、続けるのはなかなか大変です。

四日市の中小企業の規模感であれば、

• 月1本〜2本の更新を、確実に続ける
• テーマを3つくらいに絞って、繰り返し発信する
  • 例）事例紹介／よくある質問／採用・社内の様子

といった「小さく長く」続けるスタイルが向いていることが多いです。

Design PEPEが伴走できること

Design PEPEは、三重県四日市市を拠点とした
個人事業のWeb制作・デザイン事務所です。

社内更新を目指す会社さまには、例えば次のような形でご一緒できます。

• 社内更新のゴールとルールの整理（オンライン・対面でのヒアリング）
• WordPressを使った「更新しやすい構成」のご提案
• よく使う操作に絞ったマニュアル作成とレクチャー
• 月1回〜のスポット相談（記事の添削・ネタ出し・軽微な修正など）

「全部自分たちでやる」のでも、
「全部制作会社に丸投げする」のでもなく、

• 社内でできること
• 外部に任せたほうがよいこと

を一緒に整理しながら、無理なく続けられる更新体制を作っていくイメージです。

この記事の振り返りと、最初の一歩

最後に、この記事の内容を振り返ります。

• 社内で更新できるホームページにするには、技術より先に「誰が・何を・どこまでやるか」のルールづくりが大切です。
• 更新してよい範囲と、制作会社に任せたほうがよい範囲を分けることで、安全に効率よく運用できます。
• 更新の手順、文章や画像の型、権限・パスワード管理、マニュアルと相談先を決めておくと、担当者の不安が大きく減ります。
• 四日市の中小企業では、月1〜2本の更新を無理なく続けられる体制づくりが、結果的に一番の近道になることが多いです。
• Design PEPEは、社内更新の仕組みづくりから、WordPressの操作レクチャー、更新の伴走サポートまで、一貫してご相談いただけます。

もしこの記事を読んで、

• 社内で更新したいが、どこから手をつければいいか分からない
• 既にWordPressを使っているが、壊しそうで怖くて触れていない
• 担当者が一人だけなので、更新体制を見直したい

と感じられたら、ぜひ一度お気軽にご相談ください。

今のホームページの状態や、社内の体制・ご予算をお聞きしながら、

• どこまで社内でできるようにするか
• どこを外部に任せると安心か
• そのために必要なルールやマニュアルは何か

を、三重県四日市市の制作事務所として、あなただけの会社に合わせて一緒に整理させていただきます。

「とりあえず一度話を聞いてみたい」という段階でも大丈夫です。
社内で更新できるホームページ運用の最初の一歩を、一緒に形にしていきましょう。